Pierwszy kontakt, zazwyczaj telefoniczny, z firmą świadczącą usługi odzyskiwania danych jest z punktu widzenia kryterium czasu najważniejszy. Prawidłowo przeprowadzona rozmowa wstępna pozwala zdobyć podstawowe informacje.

Do podstawowych pytań zadawanych podczas pierwszej rozmowy należą te o rodzaj nośnika i jego konkretny typ, rodzaj utraconych danych (typy plików), system operacyjny i system plików oraz maksymalny czas, w którym dane powinny zostać odzyskane.

W przypadku uszkodzeń fizycznych nośnika znajomość jego marki i typu pozwala na zdobycie często niestandardowych części jeszcze przed tym jak trafi on w ręce specjalistów. Takie działania pozwalają nam w znacznym stopniu skrócić czas procesu data recovery. Niejednokrotnie stawaliśmy przed koniecznością sprowadzania nietypowych nośników z zagranicy, nawet zza oceanu. W przypadku, gdy nośnik jest wyjątkowo nietypowy (np. AS 400) stajemy przed problemem tzw. on-time engineering, czyli skonstruowania narzędzi do odczytu i napisania oprogramowania specjalnie dla dedykowanego problemu.

Podczas pierwszej rozmowy dowiemy się również jak zabezpieczyć nośnik i przygotować go do transportu lub jak sprawdzić, czy przypadek jest na tyle trudny, że wymaga ingerencji specjalistów. Czasem okazuje się, że wystarczy użyć programu do samodzielnego odzyskiwania danych.

Rozmowa ze specjalistami odzyskiwania danych jest dopiero początkiem procesu przywracania naszych informacji. Do czynności jakie musimy podjąć prócz skontaktowania się, należy jedynie wysyłka uszkodzonego nośnika lub całego komputera (najczęściej notebooka) do siedziby firmy. Od tego momentu wszelkie czynności związane z odzyskaniem danych przejmują specjaliści.